Heures supplémentaires : semaine, mois ou temps réel, comment les compter ?

La règle de base : la semaine civile

Dans le secteur privé, toute heure travaillée au-delà de la durée légale de 35 heures par semaine est une heure supplémentaire, décomptée par semaine civile. Sans accord collectif, elle est majorée de 25 % pour les 8 premières heures de la semaine, puis de 50 % au-delà. Un accord collectif peut prévoir d'autres taux, sans descendre sous 10 %.

Le paiement majoré peut être remplacé, en tout ou partie, par un repos équivalent : une heure majorée à 50 % donne une heure et demie de repos. Sans accord, le plafond annuel (contingent) est de 220 heures supplémentaires par salarié.

Compter sur le mois ou sur l'année : seulement avec un accord

Beaucoup de métiers de terrain ont des semaines très inégales : un printemps chargé pour un paysagiste, une semaine de pose intense puis une semaine d'atelier calme. D'où l'idée de compenser les semaines hautes par les semaines basses.

C'est possible, mais pas librement : pour décompter le temps de travail sur une période plus longue que la semaine, il faut un accord collectif (d'entreprise ou de branche) qui organise cet aménagement. Sans lui, la semaine civile s'applique. Vérifiez votre convention collective avec votre comptable avant de lisser quoi que ce soit.

Trois façons de suivre les heures dans la pratique

Une fois la règle juridique fixée, reste à suivre les compteurs au quotidien. Trois approches se rencontrent dans les petites entreprises :

• Le décompte hebdomadaire strict : chaque semaine est close sur elle-même. C'est la règle par défaut, la plus simple à expliquer aux salariés.
• Le lissage sur une période plus longue, quand un accord le prévoit : les heures en plus d'une semaine compensent les heures en moins d'une autre, et seul le solde de la période compte.
• Le suivi en temps réel : quelle que soit la règle, le salarié et le dirigeant voient le compteur évoluer au jour le jour, au lieu de le découvrir en fin de mois.

Payer ou récupérer : décider avant, pas après

Le vrai litige naît rarement du calcul, mais du flou : « je croyais qu'elles seraient payées ». Écrivez la règle de l'entreprise (paiement, récupération ou mélange des deux, seuil au-delà duquel on paie) et appliquez-la à tout le monde.

En fin de mois, validez le compteur de chaque salarié et gardez une trace : un récapitulatif signé ou un PDF archivé vaut mieux que des souvenirs.

Et le report d'une année sur l'autre ?

Un solde d'heures à récupérer en fin d'année doit être traité : payé, récupéré ou reporté selon ce que prévoient votre accord et vos pratiques. Là encore, la règle se fixe avec le comptable, puis l'outil l'applique.